Cynnal Cofnodion Cleifion

Mae'r GCC wedi derbyn ymholiadau yn ddiweddar ynglŷn â chofnodion cleifion. Mae cynnal a chadw a diogelwch y cofnodion hyn yn ofyniad hanfodol i bob gweithiwr gofal iechyd proffesiynol, ac rydym am rannu atebion i rai o'r cwestiynau a ofynnir yn amlach.

Pa mor hir mae'n rhaid cadw cofnodion cleifion a'u cynnal?

Mae'n rhaid i ceiropractydds gadw cofnodion am gleifion am wyth mlynedd o ymweliad diwethaf claf. Os yw'r claf yn blentyn, rhaid cadw cofnodion tan ei ben-blwydd yn 25 oed neu ben-blwydd yn 26 oed os yn 17 oed ar ddiwedd y driniaeth.

Nod y gofyniad wyth mlynedd hwn, sy'n cyd-fynd â'r rhai ar gyfer cofnodion ysbytai cyffredinol y GIG, yw sicrhau bod cleifion yn gallu cael mynediad at eu cofnodion iechyd diweddar. Fodd bynnag, mae hefyd yn amddiffyn cofrestryddion os yw cleifion yn cwyno am eu gofal. 

Mae pa amser y mae'n rhaid cynnal cofnodion yn amrywio ar draws iechyd a gofal cymdeithasol; er enghraifft, rhaid cadw cofnodion iechyd meddwl am 20 mlynedd.

Ydy claf yn gallu gweld eu cofnodion?

Ie. Mae safon H7 y Cod yn dweud bod gan gleifion yr hawl i gael mynediad at eu cofnodion, fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith. Ar ben hynny, nid oes angen i'r claf egluro ei resymau dros edrych ar eu cofnodion. Gallant hefyd enwebu person arall, fel cyfreithiwr, i gael mynediad i'w cofnodion, ond dim ond ar ôl i ganiatâd ysgrifenedig gael ei ddarparu. 

Mae rhai eithriadau i'r rheol hon, megis lle gall gweld y cofnodion achosi niwed meddyliol neu gorfforol difrifol neu os yw'n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol am berson arall.

Yn olaf, o dan Reoleiddio Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ni ellir codi ffi weinyddol ar gleifion am gael mynediad i'w cofnodion.

A all cleifion ofyn am drosglwyddo eu cofnodion i ymarfer arall neu weithiwr gofal iechyd proffesiynol?

Ydyn. Gan fod cofnodion cleifion yn perthyn i glaf, gallant ofyn am symud y cofnodion i arfer arall neu weithiwr gofal iechyd proffesiynol. Fodd bynnag, ni ddylai cofrestryddion ddatgelu na throsglwyddo ffeiliau cleifion nes bod y claf, neu eu cynrychiolydd cyfreithiol, wedi rhoi caniatâd ysgrifenedig penodol.

Yn olaf, caniateir ffi weinyddol resymol ar gyfer y gwasanaeth hwn.

A all claf ofyn i'w cofnodion gael eu dinistrio o dan reolau GDPR?

Ie a na. O dan reolau GDPR, mae gan gleifion hawl gyfreithiol i ofyn am ddileu eu gwybodaeth. Fodd bynnag, mae'r rheol wyth mlynedd ar gyfer cynnal cofnodion cleifion yn cael blaenoriaeth. Felly, gall cofrestrydd wrthod y cais hwn nes bod y rheol wyth mlynedd (neu'r rheol 25/26 i blant) wedi'i bodloni.

Dwi'n cau fy arfer. Oes dal angen i mi gynnal cofnodion y claf?

Ydyn. Os yw'r arfer yn cau, rhaid cymryd ymdrechion rhesymol i gysylltu â'r holl gleifion a'u hysbysu o'r cau. Mae'n rhaid hefyd rhoi cynlluniau ar waith i sicrhau cadw cofnodion cleifion yn ddiogel. Gall y cynllun hwn gynnwys ymrwymo i gontract gyda sefydliad neu weithiwr gofal iechyd proffesiynol i ymgymryd â'r cyfrifoldeb hwn. Yn olaf, rhaid rhoi cyhoeddusrwydd i'r trefniadau hyn fel y gall cleifion gael eu cofnodion os dymunir.

Byddem yn argymell i bob cofrestrydd ddarllen canllawiau GCC ar Gyfrinachedd, sydd i'w gweld yn adran Canllawiau a Phecynnau Cymorth y Ganolfan Adnoddau Cofrestrydd.